Бухгалтерский аутсорсинг
плюсы и минусы
В современном мире, где «время — деньги» и каждая минута на счету, предприниматели все чаще ищут способы оптимизации своих процессов, а также задумываются об аспектах, которые могли бы повлиять на успешность их бизнеса.

В своей статье я хочу рассказать про:
  • один из вариантов, как можно сэкономить и время, и деньги;
  • плюсы и минусы от делегирования вспомогательных процессов на аутсорс;
  • отличия одной бухгалтерской компании от другой
  • и как не ошибиться в выборе, чтобы потом не пожалеть.

В последние несколько лет активно развивается тенденция делегировать вспомогательные процессы бизнеса на аутсорс, такие как: юридические, бухгалтерские, маркетинговые услуги. Встречаются даже грузчики на аутсорсе, не говоря уже о колл-центрах и логистических услугах. Набирают популярность клининговые компании, что тоже, несомненно, является делегированием вспомогательного процесса.

И не мудрено, ведь это отличное средство для малого и среднего бизнеса, позволяющее снять с себя головную боль по организации за определённую плату, которое распробовали уже многие предприниматели.
Чем же так нравится бизнесменам аутсорсинг?
Вспомогательные процессы не приносят прибыли, но они остаются важными и необходимыми для обеспечения сервиса и основной деятельности, приносящей деньги в компанию. Они требуют значительных расходов, чаще всего, составляющих основную (если не большую) часть бюджета.

Это расходы на: оплату труда, страховые взносы, программное обеспечение, поиск персонала, организацию рабочего места (материальные расходы) и т.д. В итоге все они ложатся тяжким грузом только на Ваш кошелёк и ничей больше.

Между тем, аутсорсинговые компании несут те же расходы, но при этом они распределяются между всеми клиентами, стоящими на обслуживании, за счёт чего Вы несёте не 100% расходов, а только их часть. В результате дело делается, затраты становятся меньше, при этом Вам ещё и гарантии дают, и сами контролируют процесс оказания услуг (т.к. от качества зависит их репутация), что ещё и освобождает Ваше время, которое Вы можете потратить на развитие своего бизнеса.
Класс? Несомненно!

Встречаются конечно же и те, кто твёрдо убеждён в бесполезности аутсорсинга, а, возможно, даже и во вреде, наверное, столкнувшись с негативным опытом, в частности, ведения бухгалтерского учёта.

И у нас давно возникли вопросы к этим людям, на которые мы до сих пор не можем найти ответы. И если кто-то из них читает эту статью, пожалуйста ответьте нам!

1. Что вы видите в штатных бухгалтерах и почему не доверяете онлайн-бухгалтерии?

Ведь у малого и среднего бизнеса нет такого объёма работ, требующего постоянного присутствия целого батальона бухгалтеров, в разных регионах страны с целыми филиалами и представительствами. Нет вопросов которые невозможно решить удалённо или через курьера (к счастью, доставка у нас уже не на конях/оленях/собаках и почта не голубиная).

Удалённые бухгалтеры также способны вникать в бизнес и быть в курсе всех событий, происходящих в нём. Для этого сторонам достаточно просто постоянно коммуницировать.

Если онлайн-бухгалтер не ответил в течение часа, это ещё не значит, что он отсутствует на рабочем месте, не работает, ничего не делает да и вообще игнорирует вас. Бывает так, что бухгалтер с головой погружается в определённую задачу, из которой, если потерять фокус достаточно сложно потом опять вникать. Но определённо, если тишина встречает Ваши обращения и письма объятиями из раза в раз, тут стоит задуматься.

2. Что может штатный бухгалтер такого, чего не может бухгалтер-аутсорсер?

Ведь давно уже есть облачные программы для работы бухгалтера, есть сервисы, которые направлены на электронное взаимодействие с контрагентами, гос. органами, розничными покупателями и т.д.

Кстати, стоят они за годовое обслуживание сущие копейки. Кроме того, ЭЦП стала обязательным атрибутом любого бизнеса, без неё – никуда, на уровне государства создаются автоматизированные системы налогообложения, некоторую отчётность нельзя сдавать на бумаге, а это значит, что бухгалтерия скоро навсегда перейдёт в виртуальный мир.

3. Зачем Вы ищете бухгалтеров-аутсорсеров у себя под боком или «хотя бы в черте города»?

Вы их собираетесь щупать? :)

При желании, можно организовать видеоконференцию со своим бухгалтером, «увидеться» и «услышаться» с ним, проконсультироваться и устроить планёрку.

Архив документов можно собирать сразу электронный. Это даже удобнее, чем хранить пыльные бумажки, а в случае необходимости, найти и представить заинтересованным лицам документы становится в разы быстрее.

Я подготовила сравнительную таблицу, которая поможет чуть ли не под микроскопом рассмотреть различные варианты организации вашей бухгалтерии и принять решение.
Несколько советов тем, кто всё же решил делегировать бухгалтерию на аутсорс
Бухгалтерский аутсорсинг – это мощный инструмент для оптимизации бизнес-процессов, особенно для малого и среднего бизнеса. Он позволяет сэкономить время и ресурсы, снизить риски и затраты, повысить уровень качества ведения бухгалтерии за счёт жесткого контроля за выполненной работой и оказанными услугами.

Однако, как и любое решение, он имеет свои минусы, которые необходимо учитывать при выборе этого пути. Взвешивая все за и против, принимайте обоснованное решение, которое поможет их бизнесу расти и развиваться.

При выборе аутсорсинговой компании не ищите слишком дешёвые услуги. Низкая стоимость может быть обусловлена следующими причинами:

  • на одного бухгалтера приходится слишком много клиентов, аутсорсер набирает необходимую сумму выручки не за счёт качества, а за счёт количества;
  • низкая оплата труда, а следовательно и квалификация специалистов (ни один высококвалифицированный специалист не будет работать за копейки);
  • экономия на процессах внутреннего контроля или обучения/аттестации сотрудников, а следовательно и на повышении квалификации своих бухгалтеров (последствия могут быть обнаружены в виде налоговых санкций и не сразу, а через время).

Часто к нам приходят клиенты, которые обслуживались у других аутсорсеров по ценам ниже рыночной и просят восстановить учёт после них.

Не ищите бухгалтерские компании, которые предоставляют своё программное обеспечение.

Во-первых, Вы становитесь слишком зависимыми от них и при отказе от их услуг могут возникнуть проблемы и заминки.

Во-вторых, подписывая отчётность на своих рабочих местах Вашей ЭЦП (например, если Вы передали рутокен или они создали ЭЦП на своих компьютерах от Вашего имени), они скорее всего, нарушают законодательство, т.к. такой подход требует лицензирования от ФСБ, которое получить очень дорого и проблематично. Кстати, при оформлении машиночитаемой доверенности представителям, которые подписывают Вашу отчётность своей ЭЦП – то же самое – нужна лицензия на криптографию (письмо ФСБ от 23.06.2022 № С-2133, судебная практика по 3 делам: А46-15558/20, А29-9829/17, А38-2092/16).
Еще больше полезных материалов в tg-канале: Налоговый оптимист.

эксперт по закупкам и производству текстильных материалов в Юго-Восточной Азии (опыт более 20 лет)
создатель уникального проекта «Школа текстильных агентов Алексея Кошенкова»

Матвеева Ирина

Руководитель бухгалтерской компании

Меня зовут Ирина Матвеева. 12 лет я в сфере бухгалтерских услуг для бизнеса, 3 из которых руковожу своей бухгалтерской компанией.
С клиентами работаем долго, качественно и на совесть.

Обсудите с нами ваши задачи